时间管理--每日计划、双枪、to be

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1 每日计划和行动清单

有人问twhsi行动清单和每日计划是不是一样的？行动清单是一个备忘录，是每日计划会用到的资料库，每日计划是今天预计要执行完成的行动，两者并不相同。
但拥有完整的行动清单，对我们的行动及心理上都有很大的助益。在行动上，不论目前我们处在哪一种场合，随时随地都有找到合适的事情执行。在心理上，完整的行动清单，让我们心情变得轻松，因为不会担心会忘记。

我的老师rainbow说过四个字”债多不愁”，形容她练习运用时间管理的内心想法，笔者觉得拥有完整的行动清单的感觉就有点像这样–虽然有许多的事情没处理，但是这些事情已经加工了，而且依照场合放好了，等有时间时，就可以立刻处理，心理面的压力就不大。

而规划每日计划对笔者而有是一件充满创意的事情–

我们要选择哪件事情作为今天的MITs?
我们要选择哪个时区作某一件事情？
今天的行事历要安排哪些事情？
我如何调配精力，让今天的MITs可以顺利的进行？

每日计划对twhsi而言，就像是一个标题为”TODAY”的画布，从行事历、每日计划、大脑中挑选出适合的颜料，思考如何创做出一个特别的一天，让我隔天早上可以在晨间日记中写下这一天的感动及成就。每当笔者在写每日计划时，都会觉得很高兴，觉得在创造某些东西。当我们从行动清单拿出今天的行动提示或相关资料，开始进行今天工作计划的排程，为我们丰富及充实的一天准备。每天都能做好排程的工作，我们就能称得上是时间管理的黑带高手了，这不是一种很棒的感觉吗？

2 双枪–两个计时器

参加过研习会的朋友都知道，twhsi演讲时常用计时器来作时间控制的动作，其实计时器是我用过成本效益最高的工具，一个便宜的计时器约为120元台币（约28元人民币），但是却可以让我们做事的效率大为增加。

笔者在研习会上会用两个计时器，一个倒数，整个研习会还有多少时间结束（例如两小时），一个倒数目前进行这个阶段的活动还有多久时间（例如分组上台报告，每组有三分钟时间），这样子用在研习会上，我可以不用思考时间的问题，时间一到，就会有”BEEP BEEP”的声音提醒我要做下件事情，对于演讲的时间控制很有帮助。

计时器对执行每日计划时也很有用，例如twhsi 11：45am必须出门，有一个约会，我会计算现在到11：45还有多少时间（假设75分钟），我会设定70分钟，这样子我随时知道还有多少时间可以做事情，”BEEP BEEP”的声音响起时，我还有5分钟可以准备要出门的动作。

若是预期今天的工作相当的忙碌，笔者还会用以下的方式来用计时器

a 由清单中选出3-5件要做的事情，先写下3M的即可贴上，接着设定倒数码表闹钟到10分钟，并开始专心的处理第一件事情

b 10分钟到了，就强迫自己停下来，开始作第二件要做的事情。若10分钟还没到，我们已经做完第一件事情，那你就直接作第二件事情。

c 轮流的处理3M的即可贴上的所有事情（通常也是作重要的），每十分钟切换工作的目的是，让我们对要处理的事情充满新鲜感，不会厌倦。 每三十分钟，则要作一次真正的休息，花个五分钟，去作自己想做的事情（喝水，看报等，也要设闹钟），等闹钟响了再回来。

d 继续作3M的即可贴上的事项，直到 全部完成。再继续列3-5件要做的事情继续行动。

这些概念是我从英国的时间管理专家马克·佛斯特的著作《搞定一切，还有时间玩》学来的，我已经用了两年的，觉得很实用。运用倒数的方式（例如10分钟），就逼的自己把心思放在眼前的事务上，强迫自己处理这个问题，而10分钟又不算太长，因此自己对处理这件事情的排斥感也不大，所以是一个很好的方法，又很好玩，这个心理学上的原理称之为”期限效应”，可以让自己有些压力下工作，快速增加生产力。

3 to be 的MITs

11/3在google办研习会时，老K一直提醒我要多讲to be的部份，他觉得google的工程师工程太繁忙了，却常常忘了检视自己及思考，自己想要成为怎样一个人。

最近看到从李开复先生的博客也看到一篇好文章引领你的一生，里面提到李先生博士班同兰迪·波许教授演讲《真正实现你的童年梦想》，在他临终前的几个月，他娓娓道来，在他生命中努力追寻过的梦想（包括成为一位职业美式足球队员、体验无重力状况、和DISNEY梦幻团队一起设计一个云霄飞车等），并告诉我们，就算遇到困难，也要奋力向前。

在我的每日计划中，我都会安排一些实践梦想的MITs，前一阵子是用keynote重新设计我所有的投影片，最近是要求自己写一系列时间管理的线上课程，我觉得这些事对于我而言，意义重大。

我们所希望的人生不是很有生产力，做好上司交办的工作就好了，而是要找到我们内心的声音，进而协助他人找到他们内心的声音，这才让我们的人生产生意义。
虽然并不容易，制作新的投影片，让我演讲前紧张到第一次打电话给朋友苹果核，倾吐心中的感觉，写文章也占据掉自己很大的时间，让我重新深思个人及家庭时间分配的问题。但是，如果我们不做我们想要做的事情，那我们的生命中应该做什么呢？在您的每日计划中加入to be吧，虽然是一个10分钟就可以完成的小事，但是您总是往您的梦想推进了一步 :>

结语
到这里排程和行动的课程将到一个段落，我们目前提到时间管理三大领域的两个部份，一是建立完整的行动清单，二是做好每日计划及执行，接下来我们要讨论的是”检视”和”同步”，大家继续加油。

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