时间管理--判断行动的准则

 

（1）场合

 

　　场合不对，就没有办法做事情，譬如出门在外，想要打电话，拿起电话清单却发现没有带手机，想要发email，却发现附近没有无线上网的热点，这样子事情都无法处理。我觉得要减少这一个问题发生，就要常常思考如何突破场合的限制。

 

 

　　11/4晚上，twhsi从北京回台湾，在回家的机场巴士上，司机居然问我需不需要无线上网。原来他自己买了一个3.5G无线USB网卡，还加装无线基地台，这样子我就可以直接用macbook无线上网，这就是一个突破场合限制的例子。

 

 

　　又例如，以前笔者的每日计划体积很大，出外时检视及规划时不大方便，所以设计了可以放在皮包内的A4纸每日计划，让我能够在休假时也能掌控一天的时间，不再受到以前工据社计不够方便的影响。

 

　　场合及工具不对，虽然无法做事情，但是我们可以积极的思考突破的方法，有些人喜欢用高科技工具，我个人则喜欢思考一下如何运用现有的工具来解决。而我们的行动清单，若能按照场合来分类放置，这样某些行动虽因为场合不对，无法进行，但是可以找出适合这个场合处理的行动，才不会浪费了时间。

 

 

（2）时区及时间

 

　　开会前10分钟，不是适合打电话给重要客户的时间，但是或许可以把自己桌面收拾一下。

　　搭乘飞机前15分钟，也不适合思考重要的企划案，但是可以去免税商店把想要送给家人的礼物先挑好（可以寄放在柜台。）

 

 

　　充分运用零碎的时间是高效人士的特色，我学网（google全球副总裁李开复先生创办）>期刊主编马京告诉我，李开复先生很会运用零碎的时间，常常您寄信给他，一分钟就回信了，如果外出旅行，李先生也随时运用每一个可以上网的地方，立刻把开回覆的信件回覆，当与他同行的朋友埋怨商业旅行让他们积压了一大堆电子邮件难以处理，李先生却是下飞机后立刻可以处理接下来的行程及事项。

 

　　每一个人都应该在处理事情时，充分掌控每一个行动的耗时，行动清单上，也应该有些短时间就可以完成的事情，最有生产力的时候，就是充分利用时区与时区之间的小空档，快速的批次处理事情。

 

 

（3）精力

 

　　当我们有时间，且身处合适的场合，手边有适合的工具，这样子我们就能很有生产力的工作吗？

 

　　答案是否定的，我们体力已经下滑，无法集中精神（如经过一整天冗长的销售会议后），这时候确实无法处理一些需要高度关注的问题（打电话给潜在大客户、考核制度的架构思考），但是却可以作些不大需要精力消耗的事情（看看商业杂志、上网浏览出差的火车或班机时间等）。这时我们需要的是一份就算是精力状况不佳，也能够处理的清单，这也就是为何完整的行动清单如此重要的原因。

 

 

　　我在演讲之前一定会作很多休息，早上也会作八段锦、一周三次游泳，藉此累积我自己的精力。。在商业社会，我们都要持续工作数十年，若是没有一个强健的身体，就不可能因应这数十年的挑战。

 

　　在此也向各位介绍一本好书 >，这本书只有简体中文版，但是相当值得一读，台湾的朋友也可以看看我写的几篇 >文章。这本书告诉我们，在平时，就要累积自己的精力，这要靠规律的作息、控制的饮食、适当的运动才能让我们的精力管理足以应付每日的挑战，享有精力充沛并有生产力的一天。

 

 

（4）MITs

 

　　最后才是MITs，也就是我们常说得优先次序，要先有正确的场合、有足够的时间、有充分的体力，我们才可以依照优先次序，先解决手上重要的事情。

 

 

结语

 

　　和大家分享一个小故事，试想桌上有两个玻璃杯，一个装满了冰块，一个装满了粉圆（珍珠奶茶里面放的那种小粉圆），现在，我们要将一块大石头放进去，哪一个杯子会破掉呢？

 

　　我们的一天就像这个玻璃杯，石头，就像是生活中的突发事件。若是杯子里面都装满了冰块，虽然里面有许多空间，但是硬把石头塞到里面的结果，杯子就破了。但是将石头放到粉圆的杯子就不同了，虽然杯子中装满粉圆，看似没有空间，大石头丢下去，不过只是把一些粉圆挤出来，杯子是不会破的。

 

　　我自己常常在”加工”这个流程中，把杂事加工成一个个十分钟左右的小行动，每日计划中，也批次处理这些小行动，也因此我每天遇到突发状况时，很少被事情卡住，大不了放弃一些小行动再找合适的时间执行即可。

 

　　今天介绍的四个准则–场合、时区及时间、精力、MITs，都是我5年来实践时间管理的心得，和大家分享，也请大家不吝指教。