依照场合分类

2007年9月22日，下午三点，我正在高雄县议会的讲堂讲解依照场合分类、批次处理的重要。我问了一个问题：

　　“如果有一个活动通知，需要打三十个电话，通知三十位朋友参加，需要耗时多少？”
　　“两小时”、“一个半小时”、“三小时”答案此启彼落
　　“30分钟！”高雄巨港青商的姻雅回答
　　“为何你觉得30分钟就能打完”我请她详细解释一下
　　“一开始打会比较慢，打了几通后，就会抓出要传递的核心讯息，写在纸上，每一个讲的时候都讲标准的话术，这样子越打就会越快”姻雅回答

　　真是个好答案，需要常常打电话给别人的都知道，把数个电话集中在一起打可以节省大量的时间。将同样类型的事情一次处理，其实这就是以照场合分类、批次处理的概念，在加工及组织的阶段中，是最三个最重要的概念之一（另外两个是下一步行动及任务，三者息息相关），”场合”两个字，也是这篇文章的主题。

　　好友苹果核曾在文章“发掘属于你的inbox”中提到：

　　“场合检视的能力是inbox进化成行动清单最重要的核心力量，将inbox调整成依【场合】分类应该能够提升更多的效率”

　　但是何谓场合呢？场合的英文是“context”，英文翻译是“造成一个事件发生所需的环境”，例如：

　　想打电话给张先生，所需的场合就是电话
　　想要写email给Thomas，所需场合就是电脑

　　场合的概念有点像web 2.0的“tag”概念，标上一些标签，借此分类。但是场合的数量过多，会让我们容易忘记该为行动贴上哪个场合，依我个人的工作习惯，只用了以下五个场合来分类，分别是自己动手做、当面沟通、电话、电脑、思考。

（1）自己动手作

　　2008年5月18日的研讨会后，在课堂中讲解时，提到希望时间管理的高手们，尽量不要自己动手作，而要授权给他人。这样的讲法，让许多朋友觉得很不舒服（事情都给别人做，自己省时间，这不是很自私的行为吗？），也有些朋友没有这样的感觉，觉得和我一贯的思路没有不同。一样的话，引请不同反应，也让我在研习会后细细思索。后来才发现，我没有把“团队分工”的概念讲解清楚。

　　时间管理问题，大多和其他人的互动有所关系，如果能够建立团队，并有很好的互信基础，整个团队就可以依照个人的专业及所有的自由时间分工。每一个参与的个人都有参与感、这样子不用凡事都由主办人自己承担，并能造就一个很好的结果。

　　以我5月18日时间管理的研习会为例，这场研习中涌泉的宏霖、老K是主办人，小关、昆虫则协助事前餐点、报到等行政事宜（老K、长风、小秋、喵等等人也协助良多），我及老K则负责讲课的部份，形成团队，并有完善的分工，就能举办一个复杂的研习会。

　　自己动手做的品质最好（例如部落格文章写作我就无法授权，要自己写），也是没有团队支援时的最佳选择，但是有团队时，就要解自己在团队中的角色，善尽职责，这样就能成就复杂的任务，贡献更大的价值。

（2）当面沟通

　　今年的4月26日为了举办一日的时间管理研习会，我也利用参加涌泉举办iRich版现金流活动的机会，介绍研习会活动，并获得在场涌泉夥伴们的支持。这就是一种当面的沟通。为了和涌泉夥伴说明，我事前准备了一整页的笔记，思考如何表达自己的概念让大家解，并提出要请涌泉夥伴一起思考的问题（收费费用的讨论）。

　　日本茶道师千利休提出“一期一会”的说法，“一期”，表示人的一生；“一会”，意味着仅有一次相会。也就是说，泡茶人与喝茶人，要珍惜能够在一起喝茶的机缘，既然是人生中仅有一次的相会，我们就必需付出人生中仅有一次的精神，来对待眼前这个茶会。这个概念让我对于当面沟通这件事情很重视，人生无常，要珍惜碰面的机缘。

内人Clare很落实”当面沟通”这件事情，在每次和朋友的聚会和家庭活动中，她一定事前作足功课，不论是交通、天气、行程、到当地要做的事情，无不推敲拿捏，这一点让我收获良多。也让我养成和人讨论事项前，一定会做好准备，才不会碰面开会却无法进入主题，作成结论。

（3）电话

　　我在七月份的电子报“黄金通讯录十招打通人脉任督二脉”，提出了建立黄金通讯录的三个基本原则，建立单一资料库、名片资料数位化、把电脑和手机同步通讯录。这样的好处是，让我们建立通讯录系统，可以快速找到自己要联络人的电话。

　　以前面姻雅三十分钟打三十个电话为例，如果她的手边没有一本完整的通讯录（青商会会为所有会友制作通讯录），她就无法行云流水的一路打电话下去，而必须花费许多时间找寻电话号码，造成无谓的时间浪费，因此，如果自己平时就养成建立完整通讯录的习惯，也可以让我们大幅节省时间。

　　除此之外，每通电话前，事先想好要沟通的重点也很重要，不但可以节省通话时间，更能让双方迅速进入事情的沟通，品质也能更好。

（4）电脑

　　电脑上面的场合我觉得要分成两大类，一个是单机做事的状况(规划任务、写文章等)，一个是用电脑沟通的状况（email、skype等）。不论哪一个状况，都需要纯熟的打字能力，如果您的打字速度太慢，一定要想办法把自己中文打字的速度练起来。

a. 运用电脑软体做事

　　我会使用google文件写文章、keynote制作简报、运用行事历、通讯录等软体，让我做事时更加流畅。我觉得现代人要学习一些电脑软体来增加自己的工作效率，可以让自己工作能力大增。我建议投影片的制作、用电脑绘制心智图、简单的图片加工都是要学的。

b 运用电脑来沟通

　　网路，就是通往别人面前电脑视窗的那一条路，如果您使用电脑，却没有善用电脑的沟通功能，那可真的太可惜了。除了最普遍的 emails，skype也是非常棒的沟通工具。除此之外，可以利用网路论坛、部落格、SNS来提高自己的数位能见度，做好数位行销的工作。可以把网路上朋友当成虚拟智囊团，不论是各种自己感兴趣议题（电脑、生活、时间管理、阅读、理财等等），都有人可以请教讨论，学习起来也更加迅速。

　　我常常觉得，电脑不会落伍，但使用电脑的我们会落伍。学好电脑及各种网路的应用，等于是增强我们的数位能力，让我们的影响力藉由软体及网路更加扩大。

（5）思考

　　大部分时间管理的思考，属于直线型，想好下一步行动即可（约占80％），少部份的思考比较复杂，需要心智图或规划工具的配合，才能想得完整（约占20%），有一些极重要的问题，则需要深度思考（约占1%），需要阅历及长期的练习，才能德倒好的答案。

　　因此在加工的阶段，有些问题不是一下子就想得出合适的下一步行动，这时候这些事情，就可以归类到”思考”这个场合，利用时间，再做深入的分析及思索。例如我要规划出国自助旅行的行程，因为牵扯的因素很多（预算、天数、假期、行程等），就需要用特定的时间思考规划比较合适。

　　我常常觉得时间管理，其实是某一种系统思考，运用一些方法，让自己思考的品质变好，最终让我们做事的品质提升。

结语

　　一旦我们决定要做哪一件事情候，要有方法将这些事情执行好。而依照场合分类，事实上是一种将事情系统化执行的思考，让我们这些思考过的行动方式，创造更好的身（自己动手）、语（沟通）、意（思考）结果。